ESTRAN
ANIMATEUR : Philippe JOIE
MEMBRES : Didier DENOTTE
Mario GREAU
Gilles RANNOU
English version Important note:
this mail is only impacting the co-owners (lessors) who have signed a leasing contract (bail) with SMAS (lessee)
Dear co-owner in l’Estran,
during the years under contract with Pierre et Vacances, the rent paid to owners by P&V was net of charges. Since Lagrange SMAS has taken over the lease contract, they are committed to pay back the charges which fall to the tenant (charges locatives).
See article 4.1 of the lease contract signed with SMAS Lagrange. We explain here how to proceed to refund those recoverable charges (charges locatives) potentially still owed by Lagrange. Procedure 1: for the interim period 2016-2017 and the 2 first quarters of 2018 (see note 1) during which we were under lease contract with SMAS, but under property management (syndic) contract with Effigest/ Foncia, you need, if not already done, to specifically ask for the refund of those recoverable charges (charges locatives). - for 2016 and 2017: send a copy of the 2 annual summary statements received from Effigest (2016) and Foncia (2017) - highlight the amount of the recoverable charges (charges locatives) to refund, see on the example attached 2 178.98 Euros. - for 2018 Q1 and Q2 (see note 1), the refund procedure will still be manual (similar to 2016-2017). You will have to activate this refund procedure as soon as the annual accounts of l’Estran have been validated, during our next annual general Assembly, planned for March 16 2019. Important note: needless to say, you are entitled to the refund procedure only if you have paid the “owned money” due to SMAS, that you can find on the last ‘appel de fonds’ sent by SMAS, dated September 12, 2018 The person to contact at Lagrange-Holidays regarding the above procedure is Aurélie Romano, her e-mail address is: acaillault@lagrange-holidays.com Procedure 2: Since our last annual General Assembly of March 2018, LSI, an affiliate of Lagrange, has been our new property manager (syndic), and has automated the refund of the recoverable charges (charges locatives) from October 1 2018 (start of Estran’s accounting year 2019) onwards, as you can see on your last quarterly statement (appel de fonds) dated September 12, 2018
P. Joie et F. Bouche ont convenu d'une nouvelle communication, permettant d'améliorer la compréhension des charges récupérables (sous bail) et de permettre une régularisation de celles-ci.
> A noter que la Taxe pour les Ordures Ménagères facturée dans la déclaration foncière peut être récupérée auprès de Lagrange
8) commission 'propriétaires étrangers' (leader Philippe Joie)
Philippe J. a été sollicité par un noyau irlandais de copropriétaires étrangers et non francophones, pour les aider à comprendre les documents en Français qu'ils reçoivent du syndic et de l'exploitant. Philippe J. a accepté cette demande et échangé par mail et par téléphone avec ce groupe de copropriétaires irlandais.
Les problèmes peuvent être segmentés comme suit:
- communication en général, y compris les compte-rendu d'AG. Philippe J. a envoyé un résumé en Anglais de la dernière AG
- difficulté ou impossibilité de comprendre les courriers du syndic, d'où certains impayés. Philippe J. a expliqué par écrit en Anglais le contenu détaillé des appels de charges
- non connaissance de leur droit à être crédité des charges dites récupérables de 2016 et 2017. Philipe J. a expliqué par écrit en Anglais comment procéder
La proposition du CS au groupe Lagrange:
- créer un groupe de travail avec Philippe Joie et un ou deux (LSI et SMAS) représentants de Lagrange pour a) établir une liste des copropriétaires étrangers et b) définir un processus de communication avec ces derniers
- il est décidé que Philippe Joie contactera François Bouche dès que le compte-rendu que vous lisez aura été distribué
- situation des recouvrements comptables de certains propriétaires
* il y a clairement une méconnaissance du système de remboursements des charges locatives (post-P&V), chez certains propriétaires irlandais et français; la commission "copro Etrangers" devrait prendre le point en charge;
* des retards de paiements sont connus et seront suivis;